個人情報処理方針
この日本語版は参考用です。韓国語版と内容が異なる場合は、韓国語版が優先します。
UBIS関税士事務所（以下“当事務所”）は、情報主体の自由と権利を保護するため、個人情報保護法および関係法令の定めを遵守し、適法に個人情報を処理し、安全に管理しています。当事務所は、個人情報保護法第30条に従い、次のとおり個人情報処理方針を策定し、公開します。
第1条（個人情報の処理目的）
当事務所は、次の目的のために個人情報を処理します。処理している個人情報は、次の目的以外の用途には利用しません。利用目的が変更される場合は、個人情報保護法第18条に従って別途同意を得るなど、必要な措置を講じます。
- 相談のお問い合わせ：お問い合わせ内容の確認と回答
- EMS郵便物の輸入申告：受付内容の確認、輸入申告書の作成と韓国関税庁への提出、進捗状況のご案内
- HSコード照会：入力された物品説明に基づくHSコード候補の提供、不正利用を防ぐための1日あたりの照会回数の制限
- 貨物、郵便物の通関照会：入力されたB/L番号、貨物管理番号または郵便物番号で韓国関税庁のUNI-PASSの通関進捗情報を照会して画面に表示、不正利用を防ぐための照会回数の制限
- 採用：採用の検討と応募者への連絡
- ホームページの運営：自動アクセスの遮断、障害の確認、訪問統計（ページ別の訪問数と国別の合計）
- 通関固有符号の申請代行：申請時の代表者の実名確認のための韓国関税庁（UNI-PASS）への入力、受付のご案内
第2条（処理する個人情報の項目）
当事務所は、次の個人情報の項目を処理しています。
| 区分 | 処理する項目 | 法的根拠 |
|---|---|---|
| 相談のお問い合わせ | 必須項目：氏名、メールアドレス、お問い合わせ内容。任意項目：会社名、電話番号 | 情報主体の同意（個人情報保護法第15条第1項第1号） |
| EMS郵便物の受付 | 必須項目：郵便物番号、個人または事業者の区分、氏名または商号、個人通関固有符号または事業者登録番号、電話番号、メールアドレス、住所、事業者登録証（事業者）。任意項目：販売者または販売サイト、ご要望、購入履歴ファイル（写真、PDF） | 情報主体の同意（同法第15条第1項第1号） |
| HSコード照会 | 物品名、物品説明、アクセスIPのハッシュ値 | 情報主体の同意（同法第15条第1項第1号、第28条の8第1項第1号） |
| 貨物、郵便物の通関照会 | B/L番号、貨物管理番号または郵便物番号、郵便物の種類、入港年、アクセスIP | 照会番号は情報主体の要請による措置（同法第15条第1項第4号）、アクセスIPは不正利用を防ぐための当事務所の正当な利益（同法第15条第1項第6号） |
| 応募 | 必須項目：氏名、携帯電話、メールアドレス、応募分野、自己紹介、履歴書。任意項目：保有資格、資格証の写しファイル（写真、PDF）、ポートフォリオのリンク、不採用時の1年間保管への同意の有無 | 労働契約の締結過程における応募者の要請による処理（同法第15条第1項第4号）、不採用時の1年間保管は情報主体の同意（同法第15条第1項第1号） |
| 通関固有符号の申請における代表者の実名確認 | 必須項目：住民登録番号、外国人登録番号、パスポート番号と国籍のうち1つ（パスポート番号はパスポートの写しを含む）、同意時刻 | 住民登録番号は情報主体による韓国関税庁への伝達の委任（韓国関税庁の処理根拠：関税法施行令第289条第1項）、外国人登録番号、パスポート番号とパスポートの写しは情報主体の別途の同意（個人情報保護法第24条第1項第1号） |
| ホームページの利用過程で自動的に生成される情報 | アクセスIP、ブラウザー情報、アクセス日時、クッキー、処理中にエラーが発生したリクエストのページアドレス | ホームページのセキュリティと障害確認のための当事務所の正当な利益（同法第15条第1項第6号） |
応募では、住民登録番号、写真、家族、身長と体重、婚姻の有無、財産を収集しません。履歴書に記載しないでください。
第3条（個人情報の処理および保有期間）
① 当事務所は、法令による個人情報の保有、利用期間、または情報主体から個人情報を収集する際に同意を得た保有、利用期間内で、個人情報を処理し、保有します。
② それぞれの個人情報の処理および保有期間は、次のとおりです。
| 区分 | 保有期間 | 根拠 |
|---|---|---|
| 相談のお問い合わせ | 受付日から90日。業務の受任につながった場合は、その業務記録として保有 | 情報主体の同意 |
| EMS郵便物の受付メール | 受付日から90日 | 情報主体の同意 |
| 当事務所が送信した返信メール（お問い合わせ内容が引用されることがあります） | 業務連絡の記録として保管し、別途の破棄期限は設けない | 相談内容の確認と紛争への備えのための当事務所の正当な利益（同法第15条第1項第6号） |
| 輸入申告につながったEMS郵便物の受付資料 | 業務記録に移して申告受理日から5年。保存項目：受付内容と購入履歴ファイル（輸入取引に関する契約書またはこれに代わる書類、輸入物品の価格決定に関する資料） | 関税法第12条、同法施行令第3条第1項第1号 |
| 通関固有符号の申請における代表者の実名番号とパスポートの写し | 通関固有符号の承認の確認または申請の取消し時に直ちに破棄。却下後に再申請する場合も、受領日から14日以内に破棄（韓国関税庁への伝達前は、受領後72時間以内）。暗号化してホームページサーバー（1時間以内）とOracleクラウド（大韓民国・春川）に保管 | 情報主体の委任と別途の同意 |
| HSコード照会で入力した物品名と物品説明 | 保存しない（照会結果を作成する間のみ処理） | 情報主体の同意 |
| HSコード照会の結果 | 10分 | 情報主体の同意 |
| HSコード照会回数の制限のためのアクセスIPのハッシュ値 | 当日分と前日分 | 情報主体の同意 |
| 通関照会で入力した番号と照会結果 | 保存しない（韓国関税庁のUNI-PASSに照会して画面に表示する間のみ処理） | 情報主体の要請による措置 |
| 通関照会回数の制限のためのアクセスIPと照会回数 | 当日分。ホームページサーバーのメモリにのみ置き、日付が変わると破棄 | 当事務所の正当な利益 |
| 応募 | 不採用時の保管に同意した方は不採用確定日から1年、同意しなかった方は不採用確定後5日以内に破棄。採用された場合は人事記録に移して退職日から3年 | 労働基準法第42条、同法施行令第22条 |
| ホームページサーバーのアクセスIPと入力内容 | 保存しない | 該当なし |
| ホームページサーバーのエラー記録（処理中にエラーが発生したリクエストのページアドレスと時刻） | 最大15日。アクセスIPは一緒に記録しない | 障害確認のための当事務所の正当な利益（同法第15条第1項第6号） |
③ ホームページサーバーは、相談のお問い合わせ、EMS郵便物の受付、応募の資料を当事務所のメールボックスに移すまでのみ保管し、移せなかった資料も受付日から30日が過ぎると破棄します。
第4条（個人情報の破棄手続および方法）
① 当事務所は、個人情報の保有期間の経過、処理目的の達成などにより個人情報が不要になったときは、遅滞なく当該個人情報を破棄します。
② 他の法令により個人情報を引き続き保存しなければならない場合は、当該個人情報を他の個人情報と分離して保存し、管理します。
③ 個人情報の破棄の手続および方法は、次のとおりです。
- 破棄手続：保有期間が過ぎた個人情報は、自動化された処理により破棄します。メールは、メールサービスの処理周期に従い、保有期間が過ぎた日から7日以内に削除されます。
- 破棄方法：電子ファイルの形式で記録、保存された個人情報は、記録を再生できないように破棄し、メールサービスの復旧領域に残った複製は、削除日から14日以内に破棄されます。紙の書類に記録、保存された個人情報は、シュレッダーで細断するか焼却して破棄します。
第5条（個人情報の第三者への提供）
当事務所は、情報主体の個人情報を第1条の処理目的の範囲内でのみ処理し、情報主体の同意または法律に特別の定めがある場合にのみ、個人情報を第三者に提供します。EMS郵便物の輸入申告のため、関税法第241条に従い、輸入申告に必要な個人情報を韓国関税庁（税関）に提出します。
第6条（個人情報処理業務の委託）
当事務所は、個人情報に関する業務を円滑に処理するため、次のとおり個人情報処理業務を委託しています。
| 委託先（受託者） | 委託業務 |
|---|---|
| Oracle（Oracle Cloud Infrastructure） | ホームページサーバーの運営、受付資料の一時保存、受付メールの転送、代表者の実名番号の復号鍵の保管（大韓民国・春川データセンター） |
| Microsoft Korea, Inc.（Microsoft 365） | 当事務所のメールの保管（大韓民国のデータセンター） |
| Cloudflare, Inc. | ホームページの配信、自動アクセスの遮断、訪問統計の集計 |
| OpenAI OpCo, LLC | HSコード候補の生成 |
| Solapi Inc. | EMS郵便物の受付確認、通関固有符号の申請受付のご案内を行うKakaoTalk Alimtalk（通知メッセージ）の送信 |
| Kakao Corp. | KakaoTalk Alimtalk（通知メッセージ）の配信、カカオトークチャンネルでの相談 |
第7条（個人情報の国外移転）
当事務所は、情報主体の個人情報を以下のとおり国外に移転しており、個人情報保護法第28条の8第2項に従い、国外移転の事項を次のとおりご案内します。
Cloudflare, Inc.
| 区分 | 内容 |
|---|---|
| 移転を受ける者（連絡先） | Cloudflare, Inc.（[email protected]） |
| 移転先の国 | 米国など、Cloudflareのデータセンターが所在する国 |
| 移転の時期および方法 | ホームページへのアクセス時に暗号化された通信網で送信 |
| 移転する個人情報の項目 | アクセスIP、ブラウザー情報、リクエスト内容（お問い合わせフォーム、EMS受付画面、応募画面に入力した内容とアップロードしたファイルを含む） |
| 個人情報の利用目的 | ホームページの配信、自動アクセスの遮断 |
| 保有および利用期間 | Cloudflareのポリシーに従う（セキュリティ記録の閲覧可能期間は31日） |
| 関連する根拠 | 個人情報保護法第28条の8第1項第3号（処理方針の公開） |
| 拒否の方法および効果 | ホームページへのアクセスに必要な移転であるため、拒否される場合はホームページを利用できません。お電話でご相談いただけます。 |
OpenAI OpCo, LLC
| 区分 | 内容 |
|---|---|
| 移転を受ける者（連絡先） | OpenAI OpCo, LLC（[email protected]） |
| 移転先の国 | 米国 |
| 移転の時期および方法 | HSコード照会の要請時に暗号化された通信網で送信 |
| 移転する個人情報の項目 | 物品名、物品説明（個人情報を入力した場合はその情報を含む） |
| 個人情報の利用目的 | HSコード候補の生成、不正利用の監視（AIモデルの学習には利用しません） |
| 保有および利用期間 | 不正利用の監視記録は最大30日 |
| 関連する根拠 | 個人情報保護法第28条の8第1項第1号（照会前の同意） |
| 拒否の方法および効果 | 同意欄にチェックしない場合は入力内容が移転されず、HSコード照会の利用が制限されます。品目分類のご相談は、お問い合わせフォーム、お電話またはメールで承ります。 |
第8条（個人情報の安全性確保措置）
当事務所は、個人情報の安全性を確保するため、次の措置を講じています。
- 管理的措置：個人情報の処理権限の最小化、個人情報保護教育
- 技術的措置：アクセス権限の管理、保存時と送信時の暗号化、保有期間が過ぎた個人情報の自動破棄。固有識別情報は情報主体が入力したブラウザーで暗号化し、閲覧権限者を指定し、アクセス記録を2年以上保管
- 物理的措置：サーバーと資料保管場所への立入管理
第9条（個人情報自動収集装置の設置、運用およびその拒否に関する事項）
① 当事務所は、自動アクセスの遮断のためにCloudflareが設定するクッキー（cookie）のみを使用し、訪問統計や広告のためのクッキーは使用しません。
② 情報主体は、ブラウザーのオプション設定により、クッキーの拒否などの設定ができます。
第10条（情報主体と法定代理人の権利、義務および行使方法）
① 情報主体は、いつでも当事務所に対し、個人情報の閲覧、訂正、削除、処理停止および同意の撤回などを求めることができます。
② 権利の行使は、書面、電話またはメールで行うことができます。当事務所は、遅滞なく措置を講じます。
第11条（個人情報保護責任者）
当事務所は、個人情報の処理に関する業務を総括して責任を負い、個人情報の処理に関する情報主体の苦情処理および被害救済などのため、以下のとおり個人情報保護責任者を指定しています。
- 氏名：申東建（シン・ドンゴン）
- 役職：代表関税士
- 連絡先：メール [email protected]、電話 +82 2-472-7048
第12条（権利侵害の救済方法）
情報主体は、個人情報の侵害による紛争の解決、相談などの被害救済を受けようとする場合、以下の機関に申告、相談などを申請できます。
- 個人情報紛争調停委員会：1833-6972（韓国国内からダイヤル）（www.kopico.go.kr）
- 個人情報侵害申告センター：118（韓国国内からダイヤル）（privacy.kisa.or.kr）
- 警察庁：182（韓国国内からダイヤル）（ecrm.police.go.kr）
第13条（個人情報処理方針の変更）
① この個人情報処理方針は、2026年10月26日から適用されます。
② この個人情報処理方針の最初の施行日は、2025年1月31日です。