个人信息处理方针
本中文译文仅供参考。与韩文版内容不一致时，以韩文版为准。
UBIS关税师事务所（以下简称“事务所”）为保护信息主体的自由与权利，遵守《个人信息保护法》及相关法令的规定，依法处理并安全管理个人信息。事务所依据《个人信息保护法》第30条，制定并公开如下个人信息处理方针。
第1条（个人信息的处理目的）
事务所为以下目的处理个人信息。所处理的个人信息不会用于以下目的之外的用途，如使用目的发生变更，将依据《个人信息保护法》第18条另行取得同意等，履行必要的措施。
- 咨询：确认咨询内容并回复
- EMS邮件进口申报：确认接收内容，制作进口申报书并提交给韩国关税厅，告知办理进度
- HS编码查询：根据输入的物品说明提供HS编码候选项，并为防止滥用而限制每日查询次数
- 货物、邮件通关查询：以输入的B/L号、货物管理号或邮件号，查询韩国关税厅UNI-PASS的通关进度信息并显示在画面上，并为防止滥用而限制查询次数
- 招聘：审核招聘并联系应聘者
- 网站运营：自动访问拦截、故障确认、访问统计（各页面访问数和各国家合计）
- 代办通关固有代码申请：申请时为确认代表人实名而在韩国关税厅（UNI-PASS）录入信息，告知受理情况
第2条（处理的个人信息项目）
事务所处理以下个人信息项目。
| 类别 | 处理的项目 | 法律依据 |
|---|---|---|
| 咨询 | 必填项目：姓名、电子邮箱、咨询内容。选填项目：公司名称、电话号码 | 信息主体的同意（《个人信息保护法》第15条第1款第1项） |
| EMS邮件接收 | 必填项目：邮件号、个人或企业类别、姓名或商号、个人通关固有代码或营业执照号码、电话号码、电子邮箱、地址、营业执照（企业）。选填项目：卖家或销售网站、请求事项、购买明细文件（照片、PDF） | 信息主体的同意（同法第15条第1款第1项） |
| HS编码查询 | 物品名称、物品说明、访问IP的哈希值 | 信息主体的同意（同法第15条第1款第1项、第28条之8第1款第1项） |
| 货物、邮件通关查询 | B/L号、货物管理号或邮件号、邮件种类、入港年度、访问IP | 查询号码属于依信息主体请求采取的措施（同法第15条第1款第4项），访问IP属于事务所为防止滥用的正当利益（同法第15条第1款第6项） |
| 应聘 | 必填项目：姓名、手机、电子邮箱、应聘领域、自我介绍、简历。选填项目：持有的资格、资格证书复印件文件（照片、PDF）、作品集链接、未录用时是否同意保存1年 | 订立劳动合同过程中依应聘者请求进行的处理（同法第15条第1款第4项），未录用时保存1年属于信息主体的同意（同法第15条第1款第1项） |
| 通关固有代码申请代表人实名确认 | 必填项目：居民登记号码、外国人登记号码、护照号码和国籍中的1项（护照号码须附护照复印件）、同意时间 | 居民登记号码依信息主体委托向韩国关税厅转交（韩国关税厅的处理依据：《关税法施行令》第289条第1款），外国人登记号码、护照号码和护照复印件依信息主体的另行同意（《个人信息保护法》第24条第1款第1项） |
| 使用网站过程中自动生成的信息 | 访问IP、浏览器信息、访问日期时间、Cookie、处理中出错请求的页面地址 | 事务所为网站安全和故障确认的正当利益（同法第15条第1款第6项） |
应聘时，不收集居民登记号码、照片、家庭、身高体重、婚姻状况、财产。请勿填写在简历中。
第3条（个人信息的处理及保存期限）
（1）事务所在法令规定的个人信息保存、使用期限内，或在向信息主体收集个人信息时取得同意的个人信息保存、使用期限内，处理并保存个人信息。
（2）各项个人信息的处理及保存期限如下。
| 类别 | 保存期限 | 依据 |
|---|---|---|
| 咨询 | 自接收之日起90日。如转为接受委托业务，则作为该业务记录保存 | 信息主体的同意 |
| EMS邮件接收邮件 | 自接收之日起90日 | 信息主体的同意 |
| 事务所发出的回复邮件（可能引用咨询内容） | 作为业务联络记录保存，不另设销毁期限 | 事务所为确认咨询内容和防范纠纷的正当利益（同法第15条第1款第6项） |
| 转为进口申报的EMS邮件接收资料 | 转入业务记录，自申报受理之日起5年。保存项目：接收内容和购买明细文件（与进口交易相关的合同书或可代替的单据、有关进口物品价格确定的资料） | 《关税法》第12条、同法施行令第3条第1款第1项 |
| 通关固有代码申请代表人的实名号码和护照复印件 | 确认通关固有代码获批或申请被撤销时立即销毁。被驳回后重新申请时，也在收到之日起14日内销毁（转交韩国关税厅之前，在收到后72小时内）。加密后保存于网站服务器（1小时以内）和Oracle云（大韩民国春川） | 信息主体的委托和另行同意 |
| HS编码查询中输入的物品名称和物品说明 | 不保存（仅在生成查询结果期间处理） | 信息主体的同意 |
| HS编码查询结果 | 10分钟 | 信息主体的同意 |
| 为限制HS编码查询次数而保存的访问IP哈希值 | 当日和前一日的数据 | 信息主体的同意 |
| 通关查询中输入的号码和查询结果 | 不保存（仅在向韩国关税厅UNI-PASS查询并显示在画面上期间处理） | 依信息主体请求采取的措施 |
| 为限制通关查询次数而保存的访问IP和查询次数 | 当日数据。仅保存在网站服务器的内存中，日期变更时销毁 | 事务所的正当利益 |
| 应聘 | 同意未录用时保存者，自确定未录用之日起1年；不同意者，在确定未录用后5日内销毁。录用时转入人事记录，自离职之日起3年 | 《劳动标准法》第42条、同法施行令第22条 |
| 网站服务器的访问IP和输入内容 | 不保存 | 不适用 |
| 网站服务器的错误记录（处理中出错请求的页面地址和时间） | 最长15日。不一并记录访问IP | 事务所为故障确认的正当利益（同法第15条第1款第6项） |
（3）网站服务器仅在将咨询、EMS邮件接收、应聘资料转入事务所邮箱之前保存，未能转入的资料，自接收之日起超过30日也予以销毁。
第4条（个人信息的销毁程序及方法）
（1）事务所在保存期限届满、处理目的达成等个人信息不再需要时，应立即销毁该个人信息。
（2）依据其他法令须继续保存个人信息的，将该个人信息与其他个人信息分离存储和管理。
（3）个人信息的销毁程序及方法如下。
- 销毁程序：保存期限已届满的个人信息通过自动化处理销毁。邮件按邮件服务的处理周期，在保存期限届满之日起7日内删除。
- 销毁方法：以电子文件形式记录、存储的个人信息，以无法再现记录的方式销毁，邮件服务恢复区域中残留的副本在删除之日起14日内销毁。记录、存储在纸质文件上的个人信息，用碎纸机粉碎或焚烧销毁。
第5条（向第三方提供个人信息）
事务所仅在第1条的处理目的范围内处理信息主体的个人信息，仅在取得信息主体同意或法律有特别规定时才向第三方提供个人信息。为办理EMS邮件进口申报，事务所依据《关税法》第241条，向韩国关税厅（海关）提交进口申报所需的个人信息。
第6条（个人信息处理业务的委托）
事务所为顺利办理个人信息业务，委托处理个人信息业务如下。
| 受托人 | 委托业务 |
|---|---|
| Oracle（Oracle Cloud Infrastructure） | 运营网站服务器、临时保存接收资料、转发接收邮件、保管代表人实名号码解密密钥（大韩民国春川数据中心） |
| Microsoft Korea, Inc.（Microsoft 365） | 保存事务所邮件（大韩民国数据中心） |
| Cloudflare, Inc. | 网站传输、自动访问拦截、汇总访问统计 |
| OpenAI OpCo, LLC | 生成HS编码候选项 |
| Solapi Inc. | 发送EMS邮件接收确认、通关固有代码申请受理告知的KakaoTalk Alimtalk（Kakao提醒通知） |
| Kakao Corp. | 转发KakaoTalk Alimtalk、KakaoTalk频道咨询 |
第7条（个人信息的跨境转移）
事务所将信息主体的个人信息按如下方式转移到境外，并依据《个人信息保护法》第28条之8第2款，对跨境转移事项告知如下。
Cloudflare, Inc.
| 类别 | 内容 |
|---|---|
| 接收方（联系方式） | Cloudflare, Inc.（[email protected]） |
| 转移国家 | 美国等Cloudflare数据中心所在国家 |
| 转移时间及方法 | 访问网站时通过加密网络传输 |
| 转移的个人信息项目 | 访问IP、浏览器信息、请求内容（包括在咨询表单、EMS接收画面、应聘画面中输入的内容和上传的文件） |
| 个人信息使用目的 | 网站传输、自动访问拦截 |
| 保存及使用期限 | 依Cloudflare政策（安全记录查询期限31日） |
| 相关依据 | 《个人信息保护法》第28条之8第1款第3项（公开处理方针） |
| 拒绝方法及后果 | 该转移为访问网站所必需，如拒绝，则无法使用网站。可通过电话咨询。 |
OpenAI OpCo, LLC
| 类别 | 内容 |
|---|---|
| 接收方（联系方式） | OpenAI OpCo, LLC（[email protected]） |
| 转移国家 | 美国 |
| 转移时间及方法 | 请求HS编码查询时通过加密网络传输 |
| 转移的个人信息项目 | 物品名称、物品说明（如输入了个人信息，则包括该信息） |
| 个人信息使用目的 | 生成HS编码候选项、滥用监控（不用于AI模型训练） |
| 保存及使用期限 | 滥用监控记录最长30日 |
| 相关依据 | 《个人信息保护法》第28条之8第1款第1项（查询前同意） |
| 拒绝方法及后果 | 未勾选同意栏时，输入内容不会被转移，HS编码查询的使用将受限。商品归类可通过咨询邮件或电话获得。 |
第8条（个人信息的安全保障措施）
事务所为保障个人信息安全，采取如下措施。
- 管理措施：最小化个人信息处理权限、个人信息保护培训
- 技术措施：访问权限管理、存储时和传输时加密、保存期限已届满的个人信息自动销毁。唯一识别信息在信息主体输入的浏览器中加密，指定查阅权限人，访问记录保存2年以上
- 物理措施：服务器和资料保管场所的访问管控
第9条（个人信息自动收集装置的安装、运营及拒绝事项）
（1）事务所为拦截自动访问，仅使用Cloudflare设置的Cookie，不使用用于访问统计或广告的Cookie。
（2）信息主体可通过浏览器选项设置拒绝Cookie等。
第10条（信息主体和法定代理人的权利、义务及行使方法）
（1）信息主体可随时要求事务所查阅、更正、删除个人信息，停止处理以及撤回同意等。
（2）可通过书面、电话、电子邮件行使权利，事务所将立即采取措施。
第11条（个人信息保护负责人）
事务所总体负责个人信息处理业务，并为处理信息主体与个人信息处理相关的投诉和救济等，指定个人信息保护负责人如下。
- 姓名：申东建
- 职务：代表关税师
- 联系方式：电子邮箱 [email protected]，电话 +82 2-472-7048
第12条（权益侵害救济方法）
信息主体如需就个人信息侵害获得纠纷解决、咨询等救济，可向以下机构申请举报、咨询等。
- 个人信息纠纷调解委员会：（无区号）1833-6972（www.kopico.go.kr）
- 个人信息侵害举报中心：（无区号）118（privacy.kisa.or.kr）
- 警察厅：（无区号）182（ecrm.police.go.kr）
第13条（个人信息处理方针的变更）
（1）本个人信息处理方针自2026年10月26日起适用。
（2）本个人信息处理方针的首次施行日为2025年1月31日。